Harici Yazışma formu, harici yazışmalarının sistem üzerinden takip edilmesi için oluşturulmuştur. 2 tür yazışma girişi yapılabilir:
- Şirket Dışından Gelen Harici Yazışmalar
- Şirket Dışına Gönderilen Harici Yazışmalar
Şirket dışına gönderiler için süreç şu şekilde çalışır
- Çalışan hazırladığı yazı ile ilgili bilgileri Harici Yazışma formuna doldurur
- Imzalanan ve gönderime hazır yazışma bir zarfa koyulur ve üzerine oluşturulan formun numarası yazılır
- Muhaberat görevlileri gün içinde çalışanların hazırladıkları zarfları toplar
- Muhaberat merkezine gelen bu ip evraklar form numarası ile ilişkilendirilerek taranır
- Taranan dokuman form üzerinden dokuman linki ile erişilebilir hale gelir.
- Muhaberat görevlisi kullanıcının formu yaratırken girdiği bilgiler ile adresetiketini bastırır
- Doküman bir zarfa koyulur. Bastırılan adres etiketi üzerine yapıştırılır ve karo şirketine teslim edilir
- Form yaratıldıktan sonra belirlenen sürede tarama işlemi tamamlanmamış ise çalışan uyarılır
Şirket dışından gelen evraklar için ise süreç şu şekilde çalışır
- Kargo şirketinden alınan gönderiler Muhaberat tarafından tasnif edilir
- Tasnif sonrasında Muhaberat sistemine kaydı gereken gönderiler ayrıştırılır
- Her bir gönderi için bir form yaratılır, göndericisi ve alıcısı sisteme girilir
- Gizlilik dereceleri incelenen dokumanlardan gizli olanlar açılmaz, sadece zarfları taranır
- Gizli olmayan zarflar açılır ve içerikleri taranarak sisteme yüklenir.
- Gizli yazışma evrakları ilgili kişiye iç kurye ile iletilir
- Gizli olmayan evraklar tarandıktan sonra muhaberat merkezinde arşivlenir.
- Muhaberat sisteminde tarama işlemi tamamlandığında, alıcısına formun yaratıldığı bilgisi email ile gönderilir.
- Alıcı formu açarak içindeki taranmış dokumana erişir. Gizli yazışmalarda kullanıcı evrakın gelmesini bekler
- Alıcı isterse kendisine bir tarih belirleyerek sistemin kendisini bu tarihde uyarmasını sağlayabilir (süreli cevap yazısı gereken durumlar için)
Sistemde oluşturulan her form şirket standartlarına göre numaralanır. Böylece ayrıca bir muhaberat defteri tutulmasına gerek kalmaz.
Raporlama sistemi üzerinden tüm gelen/giden evrak raporlanabilir.